FASe - Rapport Annuel 2015

RAPPORT ANNUEL 2015, RESSOURCES HUMAINES & FINANCES 45 Les entretiens de suivi permettent au secrétariat général, employeur de tous les collaborateurs de la FASe, de créer un dialogue régulier, ouvert et constructif avec les équipes de terrain et les comi- tés des centres. Une charte a été rédigée dans le but de garantir la qualité du cadre des entretiens. Ils sont également l’occasion: » de remercier formellement les collaborateurs pour leur travail, » de valoriser les contributions réalisées et atten- dues, » de recenser les compétences particulières, les points forts, » de mettre en exergue les points d’amélioration, ceux-ci pouvant déboucher sur une proposition ou exigence de formation, » de se mettre d’accord sur les objectifs à atteindre durant la période à venir, en les reliant aux orien- tations stratégiques de l’institution et du centre. Pour le collaborateur, cet entretien présente de nom- breux avantages, notamment le fait de pouvoir se si- tuer professionnellement et de recevoir un feedback de ses responsables (responsable d’équipe, comité de gestion et coordinateur de région). Pour ces derniers, ces 90 minutes de partage apportent un regard sur le fonctionnement de l’équipe et sont l’occasion de re- cueillir des propositions et projets tant en termes de formation, de fonctionnement que d’activités en lien avec la population. L’objectif fondamental pour l’institution? S’assurer du bien-être de chaque collaborateur dans son poste de travail, afin qu’il puisse donner la pleine mesure de ses compétences et s’assurer ainsi que chaque personne occupe un poste qui lui convienne. Ces entretiens permettent donc pour la direction de la FASe d’opti- miser les ressources humaines de façon équitable et de déterminer le plan de formation collectif. Afin de gérer au mieux ces entretiens, les coordina- teurs de région ont suivi une formation commune qui leur a permis de réfléchir ensemble à la nécessité de cohérence institutionnelle et d’égalité de traitement. Un objectif du secrétariat général est de transmettre les procès-verbaux des entretiens dans les dix jours aux personnes présentes pour signature. Un module informatique spécifique a également été créé pour le secrétariat général afin de suivre les objectifs fixés durant les entretiens et les délais convenus. Après quatre ans d’expérience et 140 collaborateurs rencontrés, il est intéressant de recenser la nature des objectifs fixés, sachant que ces derniers sont établis en concertation entre les participants à l’entretien. Pour les fonctions en animation socioculturelle, les objectifs suivants ont été évoqués à plusieurs reprises : » Optimiser la gestion des projets, de la conception de nouvelles activités à l’évaluation finale ; » Développer le réseau professionnel des intervenants, notamment avec les administrations communales et les institutions sociales ; » Développer les outils nécessaires à l’amélioration de sa posture professionnelle et la prise de recul, notamment dans la gestion d’équipe, en particulier avec les moniteurs: sur ce thème, une rencontre formative sera proposée aux animateurs sociocul- turels et à tous les collaborateurs concernés en juin 2016 ; » Améliorer sa propre gestion du temps et des prio- rités, acquérir des outils permettant de mieux structurer son travail ; » Se former dans différents domaines spécifiques : graphisme, mise en page, informatique, comp- tabilité pour non comptables, prise de parole en public, etc. » Etre à l’aise dans les démarches participatives et communautaires, tant avec les habitants du quar- tier, les membres de l’association que le comité: une rencontre formative sur le thème du participatif sera organisée en mai 2016 ; des regards croisés en lien avec la collaboration constructive avec un comité de gestion sont prévus en automne 2016. Par ailleurs, plusieurs demandes de formations continues ont pu être référencées, notamment pour des certifi- cats d’études avancées (CAS) de praticien formateur et des formations longues liés à l’environnement et au développement durable. Ces éléments permettent au secrétariat général de ré- fléchir et construire des formations internes répondant aux besoins des collaborateurs. C’est notamment le cas pour trois des formations proposées en 2016. Pour les besoins plus spécifiques, chaque employé bénéficie de dix jours de formation continue par an (au prorata de son taux de travail) et la majorité des demandes de formation sont acceptées. Dans la très grande majorité des cas, le collaborateur s’est senti reconnu et valorisé par son équipe et ses responsables. Reste qu’une petite minorité des en- tretiens ne se sont pas déroulés de manière optimale, par manque de préparation de part et d’autre, parce que certains délais n’ont pas été respectés, parce que certains ont éprouvé des a priori sur l’objet même des entretiens, ou encore parce que certaines tournures rédactionnelles concernant les comptes-rendus n’ont pas convenu. Malgré ces quelques rares expériences vécues de manière non positive par les participants, le secrétariat général de la FASe est très satisfait de la mise en place des entretiens de suivi et des élé- ments qui en ressortent. Ces rencontres ont permis de renforcer les liens entre les partenaires que sont les coordinateurs de région, comités, collaborateurs, direction du secrétariat général de la FASe. Le prin- cipal défi pour l’avenir est d’améliorer cette situation afin que chacun puisse se sentir à l’aise dans cette démarche et se l’approprier.